Software Apotek

 

SMART SOLUTION Apotek User Manual

Proses Login

·       Pilih menu Login

·       Pilih user name

·       Isikan password

·       Klik Login

Tambah, Ubah, dan Hapus Data Supplier

·      Pilih menu Data

·      Pilih tab Data Supplier

·   Klik tombol Baru, isikan Kode, Nama, Alamat, Telepon, Contact Person, Sistem pembayaran, Tanggal Kerjasama, dan tentukan peroduk beserta Sub Produknya

·      Klik tombol Simpan untuk menyimpan proses penambahan data.

·      Sorot data yang akan diubah kemudian klik Edit

·      Kemudian isikan perubahan data

·      Klik tombol Simpan untuk menyimpan proses perubahan data

·      Sorot data yang akan dihapus

·      Klik tombol Hapus Record dan pada form konfirmasi pilih Yes untuk menghapus data

·     Menghapus semua data supplier klik tombol Hapus Semua kemudian isikan password dan klik Ok, pada form konfirmasi klik Yes.

Tambah, Ubah, dan Hapus Data Barang

·      Pilih menu Data

·      Pilih tab Data Barang

·     Klik tombol Baru, isikan Kode, Nama Barang, Supplier, Spesifikasi Barang, Harga Beli, Volume Barang, Stok Minimal, Harga Jual Satuan dan Sub Satuan, dan isikan tanggal masuk barang, kemudian klik Simpan untuk menyimpan proses penambahan data.

·      Sorot data yang akan diubah kemudian klik Edit

·      Kemudian isikan perubahan data

·      Klik tombol Simpan untuk menyimpan proses perubahan data

·      Sorot data yang akan dihapus

·      Klik tombol Hapus Record dan pada form konfirmasi pilih Yes untuk menghapus data

·      Menghapus semua data supplier klik tombol Hapus Semua kemudian isikan password dan klik Ok, pada form konfirmasi klik Yes.

Tambah, Ubah, dan Hapus Data Pelanggan

·       Pilih menu Data

·       Pilih tab Data Pelanggan

·       Klik Baru, isikan Customer ID, Nama, Alamat, beserta data isian lainnya

·       Klik tombol Simpan untuk menyimpan proses penambahan data.

·       Sorot data yang akan diubah

·       Kemudian isikan perubahan data

·       Klik tombol Simpan untuk menyimpan proses perubahan data

·       Sorot data yang akan dihapus

·       Klik tombol Hapus dan pada form konfirmasi pilih Yes untuk menghapus data

·    Menghapus semua data pelanggan klik tombol Hapus Semua kemudian isikan password dan klik Ok, pada form konfirmasi klik Yes.

Tambah, Ubah, dan Hapus Data Dokter

·       Pilih menu Data

·       Pilih tab Data Dokter

·       Klik Baru, isikan Customer ID, Nama, Alamat, dan Telepon pelanggan

·       Klik tombol Simpan untuk menyimpan proses penambahan data.

·       Sorot data yang akan diubah

·       Kemudian isikan perubahan data

·       Klik tombol Simpan untuk menyimpan proses perubahan data 

·       Sorot data yang akan dihapus

·       Klik tombol Hapus dan pada form konfirmasi pilih Yes untuk menghapus data

·    Menghapus semua data pelanggan klik tombol Hapus Semua kemudian isikan password dan klik Ok, pada form konfirmasi klik Yes.

Transaksi menggunakan Nota

·      Pilih menu Nota, klik Nota Baru dan pilih jenis nota untuk resep dan non resep 

·  Tekan F2 di keyboard untuk menampilkan form Browse Data Barang atau pada kolom kode barang inputan kode bisa menggunakan barcode scanner

·     Pada form Browse Data Barang Sorot data barang yang akan diinputkan, kemudian tekan Enter sampai ada satu baris kosong pada Grid Data Barang. Kemudian tekan ESC

·     Isikan nomor resep jika nota yang dipilih nota resep kemudian tekan Enter

·   Pada kolom isian data dokter tekan F3 pada keyboard untuk menampilkan form browse data dokter, sorot data yang akan diinputkan kemudian klik duakali pada data atau tekan Enter

·  Pada kolom isian data pelanggan tekan F1 pada keyboard untuk menampilkan form browse data pelanggan, sorot data yang akan diinputkan kemudian klik dua kali pada data atau tekan Enter

·    Pada kolom isian data ongkos isikan data ongkos jika memang menggunakan ongkos racik obat (ongkos dikenal dengan “Tuslag”)

·     Isikan data pembayaran kemudiantekan Enter atau klik Save untuk menyimpan transaksi

·     Klik Print atau tekan Enter pada keyboard untuk mencetak hasil transaksi

·  Jika transaksi bukan nota resep maka setelah selesai input data barang maka input data dokter, pelanggaakan diabaikan sehingga set focus (cursor) program akan langsung ke kolom pembayaran.

       

Transaksi menggunakan Faktur Jual (transaksi non tunai)

·       Pilih menu Nota, klik Nota Baru dan pilih jenis nota untuk resep dan non resep 

·   Tekan F2 di keyboard untuk menampilkan form Browse Data Barang atau pada kolom kode barang inputan kode bisa menggunakan barcode scanner

·    Pada form Browse Data Barang Sorot data barang yang akan diinputkan, kemudian tekan Enter sampai ada satu baris kosong pada Grid Data Barang. Kemudian tekan ESC

·      Isikan nomor resep jika nota yang dipilih nota resep kemudian tekan Enter

·   Pada kolom isian data dokter tekan F3 pada keyboard untuk menampilkan form browse data dokter, sorot data yang akan diinputkan kemudian klik duakali pada data atau tekan Enter

·  Pada kolom isian data pelanggan tekan F1 pada keyboard untuk menampilkan form browse data pelanggan, sorot data yang akan diinputkan kemudian klik dua kali pada data atau tekan Enter

·      Pada kolom isian data ongkos isikan data ongkos jika memang menggunakan ongkos racik   obat (ongkos dikenal dengan “Tuslag”)

·    Isikan data pembayaran beserta tanggal jatuh tempo pembayaran kemudiantekan Enter atau klik Save untuk menyimpan transaksi

·     Klik Print atau tekan Enter pada keyboard untuk mencetak hasil transaksi

· Jika transaksi bukan nota resep maka setelah selesai input data barang maka input data dokter,pelangganakan diabaikan sehingga set focus (cursor) program akan langsung ke kolom pembayaran

Transaksi menggunakan Faktur Beli

·       Pilih menu Faktur Beli

·       Klik Faktur Baru

·      Tekan F1 di keyboard untuk menampilkan form Browse Supplier 

·   Sorot data supplier yang akan diinputkan, kemudian klik Enter pada keyboard pada isian no faktur isikan no faktur pembelian dari supplier kemudian klik Enter

·      Pada Grid Data Barang Tekan F2 di keyboard untuk menampilkan form Browse Data Barang

·      Sorot data barang yang akan diinputkan, kemudian tekan Enter pada keyboard

·     Tekan Enter sampai ada satu baris kosong pada Grid Data Barang. Kemudian tekan ESC

·      Klik Print atau tekan Enter pada keyboard untuk mencetak hasil transaksi

Penggunaan Biaya Konsultasi Dokter

·      Pilih menu Biaya Konsultasi Dokter kemudian klik Nota Baru 

·   Pada kolom isian Nama Pasien tekan F1 untuk menampilkan form browse data pelanggan, kemudian sorot data pelanggan yang akan diinputkan kemudian klik dua kali atau tekan Enter pada keybord

·    Pada kolom isian Nama Dokter tekan F2 untuk menampilkan form browse data dokter, kemudian sorot data dokter yang akan diinputkan kemudian klik dua kali atau tekan Enter pada keybord

·  Isikan jumlah biaya pembayaran beserta tempat terjadinya transaksi kemudian klik Save untuk menyimpan transaksi.

Pengembalian barang kepada supplier menggunakan Retur Beli

·       Pilih menu Retur Beli

·       Klik Faktur Baru

·      Tekan F1 di keyboard untuk menampilkan form Browse Supplier

·      Sorot data supplier yang akan diinputkan, kemudian tekan Enter pada keyboard atau klik dua kali pada nama supplier

·  Tekan Tab pada keyboard atau klik kolom Kode Barang kemudian tekan F2 di keyboard untuk menampilkan form Browse Data Barang

·      Sorot data barang yang akan diinputkan, kemudian tekan Enter pada keyboard

·      Setelah Total terisi otomatis klik Save, atau tekan Enter pada keyboard

·      Klik Print atau tekan Enter pada keyboard untuk mencetak Faktur Retur Beli.

Pengembalian barang oleh pelanggan menggunakan form Retur Jual

·      Pilih menu Retur Jual

·      Klik Faktur Baru

·     Tekan F1 di keyboard untuk menampilkan form Browse No. Nota/Faktur

·   Sorot data pelanggan yang akan diinputkan, kemudian tekan Enter pada keyboard atau klik dua kali pada nama

· Tekan Tab pada keyboard atau klik kolom Kode Barang kemudian tekan F2 di keyboard untuk menampilkan form Browse Data Barang

·     Sorot data barang yang akan diinputkan, kemudian tekan Enter pada keyboard

·     Setelah Total terisi otomatis klik Save, atau tekan Enter pada keyboard

·     Klik Print atau tekan Enter pada keyboard untuk mencetak Faktur Retur Jual.

Penggunaan Kas Masuk

·      Pilih menu Kas Masuk

·      Pada form Kas Masuk klik Kwitansi Baru

·    Isikan Terima Dari, Untuk Pembayaran, Jumlah nominal dana yang akan dimasukan kedalam kas, dan tempat penyerahan dana

·      Klik Save untuk menyimpan data penambahan dana ke Kas Masuk

·      Klik Print atau preview untuk mencetak kwitansi Kas Masuk.

Penggunaan Kas Keluar

·      Pilih menu Kas Keluar

·      Pada form Kas Keluar klik Kwitansi Baru

·    Isikan Kepada Yth, Untuk Pembayaran, Jumlah nominal dana yang akan dimasukan kedalam kas, dan tempat penyerahan dana

·      Klik Save untuk menyimpan data pengeluaran dana dari Kas Keluar

·      Klik Print atau preview untuk mencetak kwitansi Kas Keluar.

Penambahan piutang dan pembayaran piutang pelanggan

·      Pilih menu Piutang Hutang

·      Pilih Piutang

·   Untuk penambahan piutang pelanggan pilih nama pelanggan yang akan menambah piutang di kolom pelanggan

·     Pada kolom piutang tentukan tanggal penambahan piutang, apabila terdapat nomor faktur isikan nomor faktur piutang sebagai bukti penambahan piutang

·     Kemudian isikan keterangan penambahan piutang dikolom keterangan dan isikan nominal piutang yang akan ditambahkan di kolom Rp., kemudian klik Input

·     Pada form Confirm klik Yes untuk memasukan data piutang pelanggan

·   Untuk pembayaran piutang pelanggan pada kolom pembayaran tentukan tanggal pembayaran, dan isi keterangan pembayaran, isikan nominal pembayaran di kolom Rp., kemudian klik Bayar

·     Pada form Confirm klik Yes untuk memasukan data pembayaran piutang pelanggan. 

Penambahan hutang dan pembayaran hutang kepada supplier

·      Pilih menu Piutang Hutang

·      Pilih Hutang

·      Untuk penambahan Hutang kepada supplier pilih nama supplier di kolom Nama Supplier

·     Pada kolom Hutang tentukan tanggal penambahan hutang, apabila terdapat nomor faktur isikan nomor faktur hutang sebagai bukti penambahan hutang

·    Kemudian isikan keterangan penambahan hutang dikolom keterangan dan isikan nominal hutang yang akan ditambahkan di kolom Rp., kemudian klik Input

·      Pada form Confirm klik Yes untuk memasukan data penambahan hutang.

·    Untuk pembayaran hutang, pada kolom pembayaran tentukan tanggal pembayaran, dan isi keterangan pembayaran, isikan nominal pembayaran di kolom Rp. kemudian klik Bayar

·     Pada form Confirm klik Yes untuk memasukan data pembayaran hutang kepada supplier.  

Melihat persedian barang menggunakan Stok Barang

·     Pilih menu Stok Barang

·     Pada form Stok Barang isi nama barang atau kode barang pada kolom pencarian maka akan terlihat stok barang dari data yang dicari.

Konversi Satuan Barang ke sub Satuan Barang

·      Pilih menu Stok Barang

·     Pada form Stok Barang isi nama barang atau kode barang pada kolom pencarian, sorot data yang akan dikonversikan

·   Klik Konversi Jumlah Stok, isikan jumlah barang yang dikonversikan, kemudian klik Konversi untuk proses konversi barang.

Simpan database

·       Klik menu Simpan Data

·       Isi nama database baru yang akan disimpan pada form Simpan

·       Klik simpan untuk menyimpan database

·       Pada form konfirmasi klik Yes.

Memperbaiki database

Perbaikan database dilakukan apabila terjadi mati lampu pada saat program sedang digunakan agar terhindar dari error, untuk perbaikan database pilih menu Perbaikan Database maka database otomatis langsung diperbaiki.

Buka Database

·       Klik menu Buka Data

·       Isi nama databae atau klik Lihat Data dan klik dua kali database yang dipilih

·       Klik Open untuk membuka database.

Setting Operator

·       Pilih Menu Operator

·       Klik baru untuk menambah Data Operator

·       Pilih akses menu untuk operator yang baru, kemudian klik Simpan untuk proses Tambah Data

Pengaturan koneksi IP Server

·      Klik menu IP Server

·      Pada form MySql Connection isikan Host atau Server Name komputer

·     Isikan Database, User dan Password, kemudian klik Koneksi, apabila koneksi telah berjalan maka akan  muncul form Informasi Koneksi telah terhubung dengan server kemudian klik Ya.

Mencetak Laporan

Laporan Data Supplier

·       Pilih menu Data, pilih tab Data Supplier

·       Klik Laporan Supplier

·       Pada tampilan print preview klik tanda Printer untuk mencetak laporan.

Laporan Data Barang

·       Pilih menu Data, pilih tab Data Pelanggan

·       Klik Laporan Data Pelanggan

·       Pada tampilan print preview klik tanda Printer untuk mencetak laporan.

Laporan Penjualan Nota

·      Pilih menu Nota

·      Pilih menu Laporan

·      Pilih bentuk laporan pada kolom Laporan

·      Pilih jenis laporan pada kolom Jenis Laporan

·    Apabila yang dipilih adalah bentuk laporan penjualan per pelanggan, maka tentukan nama pelanggan pada kolom Nama Pelanggan

·   Jika yang dipilih jenis laporan penjualan keseluruhan maka pada kolom Nama Pelanggan tidak usah dipilih

·     Tentukan periode tanggal cetak laporan, kemudian klik preview  

·     Pada tampilan print preview klik tanda Printer untuk mencetak laporan

·  Untuk mencetak laporan per barang klik Lap.Per Barang di form Laporan Penjualan, pilih barang berdasarkan kode bararang atau nama barang, klik preview

·      Pada tampilan print preview klik tanda printer untuk mencetak ke printer

Laporan Faktur Jual

·      Pilih menu Faktur

·      Pilih menu Laporan

·      Pilih bentuk laporan pada kolom Laporan

·      Pilih jenis laporan pada kolom Jenis Laporan

·    Apabila yang dipilih adalah bentuk laporan penjualan per pelanggan, maka tentukan nama pelanggan pada kolom Nama Pelanggan

·   Jika yang dipilih jenis laporan penjualan keseluruhan maka pada kolom Nama Pelanggan tidak usah dipilih

·     Tentukan periode tanggal cetak laporan, kemudian klik preview   

·     Pada tampilan print preview klik tanda Printer untuk mencetak laporan

·  Untuk mencetak laporan per barang klik Lap.Per Barang di form Laporan Penjualan, pilih barang berdasarkan kode bararang atau nama barang, klik preview

·      Pada tampilan print preview klik tanda printer untuk mencetak ke printer.

Laporan Faktur Beli

·      Pilih menu Faktur Beli

·      Pilih menu Laporan.

·      Pilih bentuk laporan pada kolom Laporan

·      Pilih jenis laporan pada kolom Jenis Laporan

·    Apabila yang dipilih adalah bentuk laporan penjualan per pelanggan, maka tentukan nama pelanggan pada kolom Nama Pelanggan

·   Jika yang dipilih jenis laporan penjualan keseluruhan maka pada kolom Nama Pelanggan tidak usah dipilih

·     Tentukan periode tanggal cetak laporan, kemudian klik preview 

·     Pada tampilan print preview klik tanda Printer untuk mencetak laporan

·  Untuk mencetak laporan per barang klik Lap.Per Barang di form Laporan Penjualan, pilih barang berdasarkan kode bararang atau nama barang, klik preview

·     Pada tampilan print preview klik tanda printer untuk mencetak ke printer

Laporan Retur Jual

·       Pilih menu Retur

·       Pilih menu Laporan

·       Isikan periode tanggal cetak laporan

·       Klik Preview

·       Pada tampilan print preview klik tanda printer untuk mencetak laporan

Laporan Retur Beli

·       Pilih menu Retur Beli

·       Pilih menu Laporan.

·       Isikan periode tanggal cetak laporan pada form Laporan Retur Beli

·       Klik Preview

·       Pada tampilan print preview klik tanda printer untuk mencetak laporan.

Laporan Piutang Hutang

·       Pilih menu Piutang Hutang

·       Pilih Piutang atau Hutang

·       Pada form Data Piutang pilih menu Laporan

·       Pilih jenis laporan, dan tentukan periode tanggal cetak laporan kemudian klik Preview

·       Pada tampilan preview klik tanda printer untuk mencetak laporan.

Laporan Kas Besar

·       Pilih menu Kas

·       Pilih menu Laporan

·       Pada form Laporan Kas Besar isikan periode tanggal cetak laporan

·       Klik Preview

·       Pada tampilan print preview cetak laporan kas besar klik tanda printer untuk mencetak laporan.

Laporan Kas Masuk

·       Pilih menu Kas Masuk

·       Pilih menu Laporan

·       Pada form Laporan Pemasukan isikan periode tanggal cetak laporan.

·       Klik Preview

·       Pada tampilan print preview cetak laporan kas besar klik tanda printer untuk mencetak laporan.

Laporan Kas Keluar 

·       Pilih menu Kas Keluar

·       Pilih menu Laporan

·       Pada form Laporan Pemasukan isikan periode tanggal cetak laporan

·       Klik Preview

·       Pada tampilan print preview cetak laporan kas besar klik tanda printer untuk mencetak laporan.

Laporan Stok Barang 

·       Pilih menu Stok Barang di menu utama

·       Pilih menu Laporan

·       Pada form laporan Stok Barang pilih jenis Laporan stok, kemudian isikan periode tanggal cetak laporan

·       Klik Preview

·       Pada tampilan print preview stok barang klik tanda printer untuk mencetak laporan.

 Laporan Laba Penjualan 

·       Pilih menu Rugi Laba di menu utama

·       Pada form Rugi Laba pilih jenis Laporan, kemudian isikan periode tanggal cetak laporan

·       Klik Preview

·       Pada tampilan print preview Rugi Laba klik tanda printer untuk mencetak laporan.